Messagerie

 

Retrouvez sur cette page différents modes d'emploi par profil d'utilisateurs en lien avec la messagerie, ainsi que les réponses aux questions les plus fréquemment posées par les utilisateurs.

 

Modes d'emploi :

 

Foire aux questions :

 

Les classes n'apparaissent pas dans la messagerie, comment faire ?

Aujourd’hui, les informations de la messagerie Cybercollèges42 sont liées au cahier de textes et à l'annuaire.
Votre établissement ne semble pas utiliser le cahier de textes Cybercollèges42
Vous devez par conséquent effectuer les manipulations suivantes :

  • Récupérer un fichier sur STSWEB : demander à l’équipe de direction ou secrétariat de récupérer un fichier dans STSWeb :  Rubrique Exports – Emploi du temps (fichier du type sts_emp_042……xml)
  • Sur le Cybercollèges42, cliquer sur l’icône Gestion Vie scolaire :
    • Cliquer sur Lancer l’assistant
    • Logiciel utilisé : aucun logiciel
    • Etablissement agricole : NON
    • Les groupes (sous-groupes de classe, groupes d'option) créés dans STS sont utilisés dans l'emploi du temps ? : NON
    • Cliquer sur Parcourir et importer le fichier XML
    • Valider
  • Les enseignants et élèves pourront ainsi communiquer par la messagerie de l'ENT.

 

Comment activer la messagerie pour les parents ?

Par défaut dans un établissement, la messagerie n’est pas activée pour les parents.
Chaque établissement est libre d’activer la messagerie parents en suivant les manipulations suivantes :

  • Cliquer sur l’icône Gestion du Portail
  • Modifier la ligne Messagerie
  • Dans l’onglet Accès Population :
    • Choisir le rôle Messagerie interne
    • Choisir le profil Parent
    • Cliquer sur Ajouter les accès
    • Valider

 

Correspondant : Un personnel non enseignant, CPE par exemple, souhaiterait pouvoir communiquer avec certains élèves du collège, comment paramétrer la messagerie ?

La messagerie Cybercollèges42 fonctionne avec les données de l'Annuaire et les données de l'icône Gestion Vie scolaire, à savoir :
- les données de l'Annuaire proviennent de STSWeb.
- les données de Gestion Vie Scolaire proviennent du logiciel EDT ou UDT.

Si vous souhaitez ajouter manuellement un personnel non enseignant afin qu'il puisse communiquer avec certains élèves du collège, voici les manipulations à effectuer :

Attention :  cette manipulation est à effectuer après que le collège ait effectué sa remontée d’emploi du temps en septembre-octobre.
Si un nouvel import d’emploi du temps est réalisé en cours d’année, les modifications manuelles (pour la messagerie) seront effacées, il faudra alors les réaliser de nouveau.

  • Cliquer sur l’icône Gestion Vie Scolaire.
  • Cliquer à gauche sur Services d’enseignement.
  • Cliquer en bas à droite sur "Ajouter un service".
  • Choisir une matière non utilisée, par exemple Accompagnement personnalisée.
  • Cliquer sur Parcourir pour sélectionner une classe / groupe.
  • Au niveau du champ Enseignants, cliquer sur Ajouter.
  • Rechercher le nom de la personne à ajouter (en modifiant si besoin le profil).
  • Valider.

L'utilisateur pourra ainsi visualiser les élèves de la classe dans la messagerie.

Refaire cette même manipulation pour les autres classes.

 

Enseignant : comment communiquer avec les enseignants de mon collège ?

  • Cliquer sur l'icône Messagerie.
  • Cliquer à droite sur « Nouveau message ».
  • On choisit tout d’abord les destinataires.
  • Au niveau des listes de contact, en sélectionnant Mes classes, un enseignant pourra sélectionner tous les enseignants de la classe, tous les élèves de la classe, tous les parents de la classe.
  • En sélectionnant Mes établissements, un enseignant pourra sélectionner tous les enseignants du collège.

 

Ma messagerie est pleine, pourquoi ?

Si votre messagerie est pleine,  vous pouvez supprimer quelques messages :

  • Cliquer sur l'icône Messagerie.
  • Cliquer à gauche sur Corbeille.
  • Sélectionner tous les messages.
  • Dans la liste déroulante "Actions", choisir "Supprimer définitivement".
  • Vous pouvez également faire la même chose sur tous les messages ou une partie des messages  à gauche au niveau des messages "Envoyés" ou "Archivés".

Pour rappel, un quota existe au niveau de l'ajout des pièces jointes : 20 Mo maximum par pièce jointe.

 

La liste de contacts des personnels non-enseignants (Direction, CPE, Documentaliste, ...) est vide ou incomplète, pourquoi ?

La liste de contacts des personnels non-enseignants (Direction, CPE, Assistants d'éducation, Documentaliste, ...) est alimentée de façon automatique en se basant sur les données STSWeb, et en particulier la fonction et discipline de poste.
Par exemple, un chef d'établissement doit être saisi dans STSWeb avec une fonction "DIRECTION" et une discipline de poste "D0010 - DIRECTION CHEF D'ETABLISSEMENT", un chef d'établissement adjoint avec une discipline de poste "D0011 - DIRECTION ADJOINT AU CHEF ETABLISSEMENT".

 

Comment envoyer un message à tous les parents ou élèves du collège ?

Par défaut, un utilisateur ne peut pas envoyer un message à plus de 150 destinataires.

Il pourrait être intéressant pour un chef d'établissement, un CPE, une secrétaire de pouvoir envoyer un message à tous les parents ou élèves du collège (ce qui peut représenter plusieurs centaines de destinataires).
Pour activer cette fonctionnalité, vous devez procéder à quelques paramétrages : se connecter avec le code administrateur et
consulter la page suivante.
Vous devrez inscrire sur un formulaire les utilisateurs autorisés à bénéficier de cette fonctionnalité

Après activation, dans la liste des contacts de la messagerie, une nouvelle rubrique apparaitra : « Listes premium ».
En cliquant sur "Parents" ou "Elèves", puis dans la colonne de droite, en cochant la case « Tous », il sera possible d’envoyer un message à tous les parents ou élèves du collège.

Par contre, pour que cette fonctionnalité soit bien utilisée,  il est nécessaire :
- que les parents aient renseigné dans leur service Préférences leur adresse email  (afin que le message envoyé soit redirigé automatiquement sur leur boite email)
- que vous activiez la messagerie Cybercollèges42 pour les parents. 

 

Des élèves ont utilisé la messagerie de façon abusive. Est-il possible de limiter le service messagerie ?

Si la messagerie est utilisée de façon abusive par les élèves, plusieurs pistes peuvent être envisagées :

  • Cliquer sur l’icône « Gestion du portail ».
  • Dans le tableau, modifier la ligne Messagerie (crayon jaune).
  • Dans l’onglet Accès population,  on voit dans le tableau que les élèves ont un rôle de « messagerie interne ». Ils peuvent ainsi envoyer des messages à leurs enseignants ainsi qu’à leurs camarades de classe. C’est une messagerie personnelle.
  • Dans la liste déroulante des rôles, il est possible de choisir le rôle  « Visiteur »  qui permet de répondre aux messages envoyés (ex : un enseignant envoie un message aux élèves,  ils vont pouvoir lui répondre),  mais il n’est pas possible d’initier un message (un élève ne pourra pas envoyer un message à ses camarades de classe ni à son ou ses enseignants).
  • Il est également possible de modifier les accès messagerie (supprimer les accès à tous les élèves du collège, et n'autoriser que certaines classes).

C’est une réponse technique mais qui ne règle pas du tout.
Il est important d’apprendre aux élèves, surtout aux 6èmes, ce qu’est un outil numérique, et comment bien l’utiliser.

Pour cela, l’équipe Mission TICE de l’Académie de Lyon et l’équipe Cybercollèges42 du Conseil général de la Loire  ont édité un « Guide à destination des enseignants en charge de la distribution des codes d'accès élèves ».
Vous pourrez le télécharger en cliquant sur le lien.
La charte d’utilisation et la messagerie sont évoqués dans ce guide.

 

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par Equipe Cybercolleges42 le 12 janv. 2015 à 12:43

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